LAPORAN 'POST MORTEM' MAJLIS PERSADA 2008  

LAPORAN MESYUARAT ‘POST MORTEM’ YANG DIADAKAN PADA 3 SYAWAL 1429 BERSAMAAN 3 OKTOBER 2008 (JUMAAT) PADA JAM 10.00 MALAM BERTEMPAT DI RUMAH KELUARGA MAT YUSOF, KG. KIJAL KEMUNING, MACHANG.

KEHADIRAN:

Zamri B. Mat Yusof (Pengerusi)
Wan Ahmad Nazir B. Wan Pauzi
Wan Ahmad Fakruddin B. Wan Pauzi
Mohamad Azhar B. Ab. Rahman
Nazri B. Mat Yusof
Nasim B. Abd. Ghani
Maznah Bt. Mat Yusof
Mohd Pariff B. Elias
Harzuki B. Hassan
Zaini B. Elias
Rofidi B. Awang
Azlan B. Ab. Rahman
Mohd Azam B. Ab. Rahman
Mohd Hasni B. Mat Yusof (Pencatat)


PENDAHULUAN:

Majlis dimulakan dengan bacaan Surah al-Fatihah. Pengerusi mengucapkan berbanyak terima kasih kepada semua hadirin yang dapat hadir dan berharap agar mesyuarat ’post mortem’ ini dapat berjalan dengan baik untuk mengenalpasti masalah-masalah serta mencari penyelesaiannya.

AGENDA MESYUARAT

1. TARIKH & MASA MAJLIS

Mesyuarat merumuskan bahawa tarikh Majlis PERSADA yang diadakan pada Raya ke-2 pada pukul 12.00 t/h hingga 5.30 ptg adalah sudah bersesuaian.

2. ATURCARA

Semua acara-acara serta tentatif program yang diadakan adalah bersesuaian. Walau bagaimanapun, mesyuarat memutuskan agar jumlah acara sukaneka akan dikurangkan pada majlis yang akan datang manakala tayangan ‘slide show’ ditiadakan tetapi sekadar tontonan untuk sesiapa yang mahu melihatnya.

3. MAKAN & MINUMAN

Mesyuarat merumuskan bahawa penyediaan makan dan minum adalah gagal. Penyediaan bahan mentah/asas adalah sedikit dan tidak munasabah. Ini menyebabkan makanan yang disediakan adalah tidak mencukupi kerana kebanyakan makanan yang dibawa oleh setiap keluarga adalah makanan ringan. Penganjur juga tidak dapat menjangkakan makanan yang akan dibawa oleh setiap keluarga. Penyediaan pinggan kertas/ polistrin (300 pcs) dan gelas (250 pcs) adalah tidak mencukupi. Pihak penganjur sepatutnya perlu menyediakan sehingga lebih 1000 pcs pinggan dan gelas atau 4-5 kali ganda lagi. Punca utama yg dapat dikesan ialah masa makan yang dibuka dari pukul 11.00 lagi menyebabkan yang datang akan makan berulang-ulang kali khususnya satay hingga menyebabkan orang yang datang lewat tidak sempat merasa langsung. Kakitangan untuk penyediaan makanan dan layanan adalah kurang dari pihak penganjur.

Keputusan:

Mesyuarat membuat pandangan agar jamuan makan sepatutnya dibuat 2 sesi iaitu jamuan nasi pada tengahari dan jamuan ringan pada sebelah petang (hidangan sate selepas jamuan nasi). Bahan mentah (Beras dan gula) juga perlu ditambah lagi. Keluarga yang datang sepatutnya ditentukan terlebih dahulu makanan apa yang akan dibawa atau disediakan supaya tidak menyusahkan perancangan pihak penganjur. Mesyuarat Khas sepatutnya dibuat bagi AJK Makanan kerana majlis hari keluarga adalah berbeza dengan majlis kenduri dari segi penyediaan. Kakitangan/ AJK perlu lebih ramai dan mesti bersedia menggalas tugas yang amat berat ini.

4. DIKIR BARAT

Mesyuarat memutuskan bahawa acara dikir barat oleh Kumpulan Dikir Barat Sri Persada dijadikan acara tetap untuk Majlis PERSADA dan mesti mempunyai lagu tema setiap kali persembahan. Ada juga yang berpendapat bahawa masa untuk pertunjukkan dikir barat tidak boleh terlalu lama dan tidak perlu pemain dari luar kerana lagu yang tidak sesuai.

5. YURAN

Mesyuarat bersetuju dengan bentuk bayaran yuran yang dibuat dan formula ini akan diguna pakai dalam bayaran Hari Keluarga akan datang. Formula pembayaran ialah seperti berikut:-

1 - 10 orang : RM100
11 – 20 orang : RM150
21 – 30 orang : RM200
31 dan ke atas : RM250

6. SUKANEKA

Mesyuarat memutuskan agar acara sukaneka hanya untuk kanak-kanak sahaja dan sukaneka untuk dewasa tidak digalakkan kerana faktor masa. Walau bagaimanapun, acara kanak-kanak boleh dikekalkan atau untuk keserian majlis. Mesyuarat juga berpendapat acara sukaneka dewasa dan berpasangan yang melibatkan regu perlu melibatkan ahli keluarga yang berlainan untuk mengeratkan lagi hubungan dengan keluarga lain.

7. JAWATAN KUASA INDUK

Mesyuarat dimaklumkan bahawa perjalanan majlis sedikit terganggu akibat AJK yang dilantik tidak memainkan peranan masing-masing dan lebih diserahkan kepada pihak tuan rumah seratus peratus. Sepatutnya, pemilihan AJK ini adalah satu penghargaan dan bukan hanya saja-saja dipilih. Pemilihannya oleh pihak penganjur sudah tentu atas dasar kepercayaan kebolehannya membuat kerja, pengalaman lepas dan senang untuk berhubung.

Pengerusi Majlis dan Pengacara Sukaneka perlu memainkan peranan yang baik agar acara berjalan dengan lancar dan tidak sempurna tanpa gangguan. Sebarang campur tangan terhadap pengerusi yang dilantik menyebabkan pengerusi dan pengacara meninggalkan tugas dan menyebabkan majlis kelihatan lebih tidak teratur lagi.
Bahagian pendaftaran pula kelihatan kelam kabut kerana terlalu banyak kerja sedangkan AJK bertugas tidak ramai yang bertugas. Ini mungkin disebabkan AJK Pendaftaran datang lewat atau sibuk dengan anak masing-masing.

Keputusan:

AJK yang sudah terpilih tetapi tidak dapat hadir ke majlis atau tidak berminat perlu memaklumkan kepada Pengarah Projek lebih awal untuk ditukar dengan orang lain. Begitu juga dengan sesiapa yang berminat secara sukarela untuk menjadi AJK tetapi namanya tiada dalam senarai Jawatankuasa Induk yang diedarkan bersama Kad Jemputan 2 minggu sebelum Hari Raya, boleh juga menghubungi Pengarah Projek lebih awal.
Mesyuarat juga memutuskan agar satu mesyuarat/ pertemuan diadakan pada malam akhir sebelum majlis yang melibatkan semua AJK untuk taklimat akhir perjalanan tugas masing-masing. Ini kerana walaupun majlis adalah tidak formal, ianya harus kelihatan sempurna dan semua pihak harus dijaga dan rasa seronok baik jemputan, tuan rumah dan juga penganjur.

8. SUSUN ATUR KHEMAH DAN PEMENTASAN

Mesyuarat membuat pandangan bahawa jarak khemah dan tempat duduk tetamu mesti didekatkan. Ini supaya hadirin terpaksa memberikan tumpuan pada majlis dan bukannya makan dan bercakap sesama keluarga sendiri sahaja sepanjang majlis berjalan.

9. TEMA PAKAIAN

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pengenalan tema pakaian yang mengikut warna setiap keluarga pada majlis tersebut menyebabkan pergaulan antara ahli keluarga tidak kelihatan akrab dimana pergaulan hanya lebih melibatkan pergaulan sesama ahli keluarganya sahaja. Perkara ini sudah berlaku sejak majlis ini diadakan sebelum ini lagi tetapi dilihat tidak ketara kerana sebelum ini tema pakaian semasa majlis PERSADA 2005, 2006 dan 2007 masih belum diperkenalkan lagi.

Keputusan:

Semua ahli mesyuarat bersetuju agar tema pakaian ini diteruskan untuk majlis yang akan datang tetapi teguran akan dibuat oleh Pengerusi Majlis pada awal majlis.

10. GAMBAR, SALASILAH DAN BIODATA KELUARGA

Setiap ahli dan wakil keluarga perlu memberi kerjasama dalam mengemaskinikan Salasilah dan Biodata Keluarga dimana pada masa yang akan datang ianya akan dihantar bersama dengan Kad Jemputan dan perlu diserahkan kembali kepada AJK yang bertanggungjawab setelah siap dikemaskinikan pada atau sebelum Majlis PERSADA bersama-sama dengan gambar keluarga.

CADANGAN-CADANGAN LAIN UNTUK MAJLIS PERSADA YANG AKAN DATANG

1. Penyediaan tong @ tempat membuang sampah - Tong-tong tersebut perlulah bekas yang besar. Menubuhkan AJK Kebersihan Dan Kemas Semula untuk melakukan kerja-kerja mengemas semula selepas tamat majlis.

2. Peralatan PA System yang lebih sesuai dengan majlis serta tempoh masa untuk acara Dikir Barat perlu dipendekkan.

3. Pengerusi Majlis perlu diberi kepada orang yang lebih berpengalaman sahaja.

4. BBQ – hanya untuk ayam sahaja kerana ikan segar sukar diperolehi masa perayaan.

5. Aktiviti untuk remaja.

6. Gambar-gambar lama perlu ditambah lagi.

7. Kertas untuk nombor cabutan bertuah perlu menggunakan satu warna sahaja dan nombor perlu diletakkan huruf @ anak panah untuk mengelakkan kekeliruan.

8. Penyediaan makanan secara buffet.

9. Blog – perlu lebih banyak promosi agar lebih ramai lagi Ahli PERSADA melayarinya bagi mendapatkan berita-berita serta informasi. Blog juga perlu selalu di ’update’.

10. Penyediaan peti cadangan / komen semasa majlis PERSADA untuk mendapatkan cadangan / komen daripada ahli-ahli lain.

Mesyuarat tamat pada jam 12.15 mlm diakhiri dengan surat al-Asr.